Effizienzsteigerung

Wie Sie Potenziale nutzen und Kosten senken, diese beiden Themen sind ein Evergreen der Marktwirtschaft. Aber auch wenn diese Themen ein Dauerbrenner sind, die Methoden mit denen es gelingt, effizienter zu werden, sind es nicht. Um heute am Puls der Zeit zu sein, bietet es sich an, klassische Methoden und moderne Technologien miteinander zu kombinieren, also z.B. Lean Management und Robotic Process Automation (RPA) und Process Mining.

Mit diesem Kunstgriff schaffen Sie beides, Sie optimieren ihre Prozesse unabhängig von ihrem Setting (physisch vs digital vs physisch und digital) und schöpfen ihre Potentiale maximal aus.

HERAUSFORDERUNGEN

Das Thema Effizienzsteigerung stellt Verantwortliche häufig vor unerwartete und äußerst kurzfristige Probleme. Es gibt viele Erklärungen dafür, warum effizienzsteigernde Maßnahmen im Rahmen des Tagesgeschäfts nur schwer umzusetzen sind.

  • Es mangelt an Transparenz über den Status-quo und die Ressourcenverteilung.
  • Die hohe Komplexität und Verschränkung moderner Prozessen miteinander lässt viele davor zurückschrecken, konkrete Veränderungen zeitnahe anzugehen.
  • Die meisten Prozesse sind an Applikationen gebunden und Systemanpassungen, ob disruptiv oder kontinuierlich, sind langwierig und kompliziert.
  • Es fällt schwer in der Fülle an Prozessen diejenigen zu identifizieren, die die größten Verbesserungen mit sich zu bringen.
  • Er herrscht Unklarheit darüber, wie konkrete Verbesserungen angegangen werden können.
  • Das Senior-Management und Wettbewerber sorgen für Druck.
  • Das Budget ist begrenzt, die Zeit ist knapp.
Ein Mann sieht sich Graphen auf seinem Smartphone an.

(iStock.com/andresr)

Empfehlung

Effizienz bedeutet, mit möglichst wenigen Ressourcen wirksam zu sein. Zunächst sollten Sie sich fragen, ob und wie jeder einzelne Prozess zu Ihrer Strategie und zu Ihren Zielen passt, welche Relevanz also ein Prozess für Ihre Unternehmung besitzt. Als Zweites sollten sie klären, welchen Beitrag zur Verbesserung ein Prozess leisten kann und welcher Business Case sich in der angestrebten Veränderung verbirgt. Aus der Beantwortung beider Fragen, der Frage nach der Relevanz und der Frage nach dem Potential, gelingt es Ihnen dann eine priorisierte Pipeline an Prozessen zur Effizienzsteigerung aufzubauen.

  • Konzentrieren Sie sich dabei ausschließlich auf Ende-zu-Ende-Prozesse.
  • Schaffen Sie Transparenz über die aktuelle Situation: Wie ist die Ist-Situation der priorisierten Prozesse?
  • Entscheiden Sie dann mit welchen Methoden eine Steigerung der Effizienz am besten zu leisten ist. Ist ein klassisches Vorgehen indiziert oder eher eine Prozessautomatisierung oder eine Kombination beider Welten?
  • Definieren Sie den zukünftigen Prozessablauf und stellen ihre Mitarbeiter und vor allem Ihre Kunden in den Mittelpunkt Ihrer Optimierung.
  • Managen Sie den Change des Veränderungsvorhabens.
Ein Mann benutzt einen Taschenrechner.

(iStock.com/cigdemhizal)

Unsere Unterstützung

Leadvise unterstützt Sie dabei, Transparenz zu schaffen und die richtigen Maßnahmen für eine strukturierte Optimierung zu finden. Wir beginnen dabei dort, wo sie sich gerade befinden. Wissen Sie schon welche Prozesse optimiert werden sollen oder wollen Sie sich erst einmal einen Überblick verschaffen, eine Vorauswahl treffen und dann eine Priorisierung vornehmen?

  • Wir analysieren die ausgewählten Prozesse und schlagen Ihnen das optimale Setting für Ihre Optimierung vor.
  • Wir entwickeln den zukünftigen Ablauf der Prozesse und für die Umsetzung schaffen wie einen Maßnahmenkatalog mit klaren Verantwortlichkeiten und einer klaren Timeline in einem agilen Modus.
  • Bei einem kombinierten Setting synchronisieren wir klassische Methoden (Kaizen) und Prozessautomatisierung.  Die Timeline für beide Ansätze passt in der Regel in einen 90 Tage Horizont.
  • Wir stellen sicher, dass das operative Geschäft während der Optimierung weiterläuft.
  • Wir gliedern etwaige größere IT Vorhaben aus und realisieren beides, Quick Wins und mittelfristige Verbesserungen.
  • Wie betten die Optimierung in einen passgenauen Change Management Ansatz ein.

Tobias Schicht

Tobias Schicht

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